Pengertian PDCA Dan Langkah - Langkahnya
PDCA (Plan, Do, Check, Action) atau disebut juga Filosofi Deming,
yang merupakan manajemen perbaikan mutu secara berkesinambungan yang
menekankan pada keuntungan jangka pendek. Dr.Deming yang merupakan
pelopor PDCA adalah murid dari Dr.Walter Shewhart. Mereka menghabiskan
waktu untuk melakukan penelitian mengenai konsep-konsep dan
prinsip-prinsip perbaikan mutu kedalam teori manajemen perbaikan mutu.
Beliau juga mempelopori konsep SPC (Statistical Prosess Control), yang
merupakan konsep dalam perbaikan kualitas berkesinambungan. Penjabaran
dari siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) :
• Planning berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami
bagaimana melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan
akarpermasalahan, menciptakan solusi yang kreatif serta
merencanakanimplementasi yang terstruktur.
• Doing tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi
pelatihan dan manajemen aktivitas. Biasanya masalah besar dan mudah
sering berubah pada saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti
ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi tetapi harus mulai dari awal
kembali.
• Checking berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai
dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil
baik tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan
sangat dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil
memburuk adalah ”kenapa”. Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita
dapat kembali pada titik yang mana keputusan yang salah dibuat. •
Acting berarti Menindak lanjuti atas apa yang didapatkan selama tahap
pengecekan. Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menstandarisasikan
proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang
tepat
Langkah- langkah PDCA :
Langkah 1 ( PDCA )
A. MENENTUKAN PERSOALAN/TEMA
Inventarisasi Masalah
Kumpulkan semua problem/masalah kelompok kerja. Semua anggota
menyampaikannya dengan “Brainstorming” Contoh masalah : - Loss time
- Rejection
- Cost Down
- Delivery
- Kapasita
- Efisiensi dll.
Gunakan check list pertanyaan :
1….. 2. …… 3. ……. 4. ……5………s/d………..19…………20.
Daftar pertanyaan :
- Apakah ada kesulitan/masalah yang dirasakan
- Apakah ada program peningkatan PQCD
- Apakah akan timbul permasalahan
- Apakah ada masalah pada proses berikutnya akibat hasil kerja anda
- Adakah rencana pencapaian target perusahaan.
B. Mengelompokkan Masalah
Mengevaluasi Masalah
Pertimbangkan terhadap faktor-faktor :
- Tingkat kesulitan penanggulangan
- Hubungan dengan target/rencana perusahaan
- Perkirakan waktu/biaya penyelesaian
- Perkirakan hasil yang diharapkan
- Tingkat pemahaman anggota akan masalah
- Tingkat kepentingan/kedaruratan (mendesak/tidak)
D. Menentukan Tema Circle
Berdasarkan dengan alasan pemilihan Tema seperti terlihat pada
“Pareto Diagram” maka Tema Circle dapat ditentukan.Misalnya :
MENANGGULANGI MASALAH KUALITAS, COST, DELIVERY, PRODUKTIVITAS,
ENVIRONMENT.
E. Mencari/Menetapkan Judul
Berdasarkan dengan “Pareto Tema” setelah diuraikan, apabila tersedia
data maka dapat ditentukan “JUDUL” setelah digambarkan dalam Pareto
diagram, jika data tidak tersedia lakukan pengambilan data (periode
tertentu) dan perhatikan proses kerja.Gunakan tools yang sesuai untuk
menggambarkan permasalahan yang akan diatasi (misalnya Grafik,
Histogram dll) dan buat alasan pemilihan Judul (PQCD).
Langkah 2 (PDCA)
MENENTUKAN SEBAB DARI PERSOALAN
Lakukan “BRAINSTORMING” untuk mengumpulkan penyebab dari Masalah
yang dibahas dengan memperhatikan aliran proses kerja,4M+1E (Man,
Methode, Material, Machine dan Environment) dan Pertanyaan Mengapa
(WHY) sebanyak mungkin minimal 3 kali atau sampai keakar penyebab.Untuk
memudahkan dalam pengisian diagram Tulang Ikan, gunakan check list
terlebih dahulu, selanjutnya distratifikasi dan diuji.
Langkah 3 (PDCA)
MEMPELAJARI FAKTOR-FAKTOR APAKAH YANG PALING BERPENGARUH
Untuk mengetahui faktor penyebab yang paling berpengaruh dengan cara
pembuktian lapangan yaitu melihat langsung keterkaitan antara penyebab
dan akibat yang ada (fakta/nyata).Apabila tidak tersedia data sebagai
dasar untuk menentukan penyebab dominan dari seluruh penyebab yanga
ada, maka cukup digambar atau dipotret dan diberi penjelasan sebagai
bentuk analisa, selanjutnya apabila akan digambarkan dalam Pareto dapat
diberikan Score dengan memperhatikan proses sebagai dasar uraian dalam
penetapan score.
Gunakan tools yang sesuai untuk mengetahui korelasi/hubungan antara
penyebab dan akibat begitu pula untuk mencari penyebab dominan.
(Diagram pencar, Pareto dll).
Langkah 4 (PDCA)
MERENCANAKAN PENANGGULANGAN
Gunakan 5W2H dalam merencanakan penaggulangan
Langkah 5 (PDCA)
Yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan perbaikan adalah :
- Menerapkan langkah-langkah perbaikan sesuai dengan rencana.
- Uraikan secara jelas dari perbaikan yang dilakukan.
- Sertakan dengan gambar untuk lebih memperjelas dari perbaikan yang dilakukan.
Langkah 6 (PDCA)
MEMERIKSA/EVALUASI HASIL
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi ini adalah :
- Set-Up terhadap Target.(Gunakan grafik balok atau Pareto untuk memperbanding-kan Sebelum, Target dan Hasil).
- Masalah dominan (Langkah 1) dan Penyebab dominan (langkah
3).Gunakan diagram Pareto untuk memperbandingkan sebelum dan sesudah
perbaikan.
- Check terhadap Performance/perkembangan sebelum, selama dan sesudah perbaikan dengan menggunakan Grafik garis.
- Dampak terhadap PQCD, sebelum dan sesudah perbaikan.
Langkah 7 (PDCA)
STANDARDISASI
Keberhasilan yang telah dicapai berdasarkan Evaluasi hasil yang ada
dilangkah 6, untuk mempertahankan hal tersebut perlu dibuatkan
Standard Proses (SOP) yang mengacu pada langkah 5(How) dan Standard
Hasil (Langkah 6).Standard dibuat sejelas mungkin tanpa ada kata atau
kalimat yg memberikan persepsi yang berbeda dan dilengkapi dengan
gambar.
Langkah 8 (PDCA)
RENCANA BERIKUTNYA
Kegiatan QCC berikutnya merupakan upaya untuk menggulirkan PDCA yang
lebih dikenal istilah KAIZEN (proses perbaikan secara BEKELANJUTAN).
Program QCC/Perbaikan berikutnya dasar pengambilan datanya dari
langkah 1 dan yang lebih akurat lagi adalah langkah 6. Dan apabila
dilangkah 6 masalah sudah tuntas selanjutnya dilakukan Brainstorming
untuk masalah berikutnya. Gunakan tools yang sesuai untuk menyatakan
permasalahan yang paling dominan/prioritas untuk ditanggulangi.